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Manual para pequeños negocios para organizar un evento online

Hoy más que nunca debes animarte a promocionar tu servicio a través de las redes sociales! Ha llegado la hora de organizar un evento online.

Ejercicio en casa cinta de correr

Las marcas exitosas son aquellas que pueden adaptarse ante las diferentes circunstancias y en estos días extraordinarios, estar preparados para vivir únicamente de forma digital ha salvado a muchos, por lo que organizar un evento online cobra más sentido que nunca.

Tener a tu lado plataformas para automatizar tus prácticas de marketing online y gestionar a tus clientes potenciales son fundamentales. Pero, ¿Qué pasa cuando tu negocio se mueve dentro del área de eventos y tu éxito depende de la cantidad de gente que puedas atraer? Por ejemplo: wedding planners, festivales de música, charlas motivacionales, clases de yoga o rutinas de ejercicio streaming, por decir algunos ejemplos.

Quizás pienses que esta cuarentena mundial sea una amenaza, pero realmente es una oportunidad para diversificarte y organizar un evento online… puedes llegar a más público target del que últimamente hayas planeado.

Cómo organizar un evento online con calidad y profesionalismo

Organizar un evento online te brinda un mundo de posibilidades y amplía los límites geográficos, además que a nivel de rentabilidad puede ser todo lo que estabas buscando para tu empresa.

¿Qué es un evento online? Un evento es un suceso o un acontecimiento planificado con una fecha, hora y lugar definidos y que cumple con diferentes objetivos según cada marca o cada empresa. 

En el caso de los eventos online, aplica la misma definición, sin embargo, cambia el hecho de que los invitados y los presentadores interactúan a través de una plataforma digital.

Si bien las personas están acostumbradas a asistir a eventos presenciales, es importante adaptarse a la realidad tecnológica en la que vivimos y empezar a disfrutar de las bondades que el mundo digital nos ofrece.

Principales beneficios que obtienes al organizar un evento online

  • No hay límites geográficos. Cuando realizas un evento online, la locación no forma parte de los temas que tienes que atender. No hay que preocuparse por hacer una gira en diferentes ciudades o países.  Cualquier persona con un dispositivo digital y acceso a Internet, podrá asistir a tu evento online sin mayor complicación. Lo único que podría influir es la zona horaria de la transmisión, con respecto a la ubicación de los asistentes.
  • Mayor capacidad de invitados. Al momento de realizar eventos presenciales, muchas veces la capacidad de los espacios físicos pueden ser un dolor de cabeza para los organizadores. Bien sea que no tengas espacio suficiente para todas las personas o por el contrario, que necesites un lugar pequeño pero no consigues uno que cumpla con tus requerimientos. Si vas a organizar un evento online, tienes múltiples opciones según la plataforma que escojas para establecer la cantidad de asistentes. Además, al realizar tu evento online, no tendrás que pensar en decoración, accesibilidad o servicios especiales.
  • Inmediatez en las interacciones. En muchos de los eventos presenciales, la dinámica suele ser escuchar al ponente y luego abrir una ronda de preguntas y respuestas o de debate para poder interactuar, sin embargo, la comunicación suele ser unilateral. En el caso de los eventos online, los asistentes pueden interactuar entre ellos durante la transmisión y así mismo, dejar preguntas y comentarios que pueden ser respondidas de forma inmediata por el organizador, permitiendo así, una comunicación más rápida y directa. De igual forma, a través de los eventos online, puedes abrir ventanas donde los usuarios vayan aportándole contenido al evento.
  • Grabación del evento para su difusión. Muchas plataformas digitales te permiten acceder de forma inmediata o en pocas horas a la grabación de tu evento, esto también es un beneficio ante los eventos tradicionales. Porque si bien es cierto, que también puedes grabar un evento presencial, este proceso lleva más tiempo y además requerirá una edición que tomará más de unas horas.
  • Facilidad para transmitir en diferentes idiomas. Aunque el presentador transmita la información en un solo idioma, al hacerlo a través de plataformas digitales, brinda la opción del uso de subtítulos. Esta herramienta, te ayudará a llegar de forma efectiva a más cantidad de personas, sin importar el país donde se encuentren ni el idioma que estas hablen.
  • Reducción de costos de producción. Sabemos que organizar un evento presencial, requiere mucho trabajo y esfuerzo. Hay que invertir en espacios, decoración, publicidad, medios, invitaciones, algún detalle para los invitados, incluso comidas y bebidas.Todos estos elementos no son necesarios al momento de organizar un foro online. Para estos, solo necesitas un dispositivo digital con una buena cámara y un buen audio, así como un espacio donde el presentador pueda transmitir de forma efectiva su mensaje.
  • Rentabilidad. Aunado al punto anterior, organizar un evento online, te dejará una mayor cantidad de ingresos al ahorrar todos los gastos de producción y podrás ver un mejor retorno de la inversión. Ahora bien, quizás tengas dudas de si tu marca puede organizar eventos online por su categoría o dependiendo del rubro donde te desenvuelvas. No te preocupes por eso, que ahora te dejaremos saber cuáles son los tipos de eventos online que puedes realizar.

Tipos de eventos online

Hoy en día, no existen limitaciones en cuanto al tipo de evento que puedas realizar online, más allá de temas de derechos de autor o de que tus temáticas puedan afectar a algún tipo de población en específico.

En cuanto a temas legales y de privacidad, siempre tendrás la información que te brindan las plataformas y de igual forma te sugerimos asesorarte con profesionales del área para que no tengas complicaciones.

  • Talleres y clases online
  • Entrevistas a figuras públicas
  • Seminarios web
  • Transmisiones de eventos deportivos o políticos
  • Congresos digitales
  • Encuentros de fanáticos
  • Lanzamiento de productos
  • Eventos de beneficiencia
  • Transmisión de eventos culturales
  • Torneos online como la eLiga Mx

Plataformas para organizar tu evento online

La elección de la plataforma para organizar tu evento debe depender de tus objetivos, la cantidad de asistentes y de tu presupuesto.

Aunque muchas ofrezcan opciones gratuitas, usualmente estas tienen limitaciones, en especial relacionadas a la cantidad de asistentes, sin embargo, suelen tener buenas opciones.

A continuación compartiremos contigo, cinco de las plataformas para organizar eventos online más populares.

  1. Eventbrite
  2. Go to webinar
  3. Eventtia
  4. Class onlive
  5. Anymeeting

Cada una de estas plataformas te brinda diferentes opciones, capacidades y especificaciones, es momento de que las visites y escojas la mejor para ti según tus objetivos y el tipo de evento que quieras realizar.

¿Cómo promocionar tu evento online?

Una vez que hayas establecido tus objetivos, escogido la plataforma y tengas todos lo necesario para la realización de tu evento, es momento de darlo a conocer a todos.

Ten en cuenta que, para invertir de forma estratégica en la promoción de tu evento online, es fundamental que conozcas a tu audiencia y sepas cómo llegar a ellos y enamorarlos para que sean parte de tu evento.

Una de las formas más comunes de promocionar los eventos online, es a través del sitio web de la empresa y de sus redes sociales. Algunos de los contenidos que puedes crear para promocionar tu evento online, pueden ser:

  1. Videos cortos relacionados al tema del evento
  2. Infografías con datos relevantes que vas a tratar durante el evento
  3. Colaboraciones con otras marcas que estén relacionadas al tema del evento
  4. Apoyo con micro influencers
  5. Anuncios de pago en redes sociales

Si anteriormente has realizado algún evento online, es importante que compartas pequeños clips para que tu audiencia pueda ver la calidad de la transmisión y se sientan seguros de formar parte de tus próximos eventos.

Por otro lado, si tendrás invitados o participantes externos a tu empresa, es bueno darlos a conocer previamente a través de tus plataformas digitales, para que tu público empiece a generar una conexión con ellos.

Asimismo, esto te ayudará a generar interés sobre el evento y a poder atraer hacia tu evento online a la audiencia que sigue a estos invitados o colaboradores.

Ten en cuenta el tiempo de promoción del evento online, asegúrate de empezar con la antelación suficiente para que puedas lograr tus objetivos de venta y asistencia.

Elementos a tomar en cuenta durante tu evento online

Imaginemos que llegó el día de tu evento online, que ya cumpliste con todo lo anterior, alcanzaste tu meta de ventas y es momento de entregarle a tu audiencia todo lo que preparaste para ellos.

Previsiones de preproducción

  • Calidad de conexión a Internet. Para un evento online, la conexión a Internet es clave.

Necesitas que durante todo el evento, tanto el audio como el video sean óptimos, que no haya cortes, saltos en el audio o fallas con la plataforma.

Asegúrate de que cuentas con un plan B ante cualquier eventualidad que pueda ocurrir durante tu evento online.

Que todos los dispositivos estén cargados o conectados, que no haya interrupciones y que todo el material a compartir esté en orden.

Minimiza al máximo la posibilidad de algún error durante tu evento online y manténte al tanto de todo lo que los asistentes comenten mientras se desarrolla tu evento.

  • Doble verificación. Revisar todo dos veces nunca está de más y si pueden hacerlo personas diferentes, mejor.

Asegúrate de que el ponente o los invitados tengan a mano todo lo que van a necesitar durante el evento, que no haya pausas innecesarias.

  • Crea un plan de contingencia. Si algo fuera de lo común llega a ocurrir, debes estar preparado para eso.

Desarrolla un plan de contingencia por si el presentador tiene un problema de última hora o si tus equipos decidieron no funcionar correctamente.

¿Por qué es importante mantener enfocados a los asistentes?

Quizás uno de los aspectos no tan positivos de organizar un evento online es el factor distractor de estar en una computadora o en un celular.

Asimismo, el hecho de que la persona que está hablando no pueda ver directamente a los asistentes da pie a perder la atención.

Es por esto que tener en cuenta el tiempo del evento, las pausas y los temas a desarrollar son importantísimos para que el mensaje llegue de manera correcta.

Piensa que tú como usuario no quieres estar inmóvil frente a un dispositivo durante 6 horas escuchando a una sola persona hablando sobre un solo tema.

Con los eventos online es necesario ser dinámico.

Promueve las interacciones con los asistentes, de esta manera lograrás mantener su atención durante el evento y también podrás confirmar que el mensaje está llegando efectivamente.

Esto nos lleva al siguiente punto que debes pulir al momento de organizar tu evento online.

¿Cómo puedes generar interacciones?

Cuando estás realizando un evento online, uno de tus mayores desafíos será mantener a los asistentes enfocados en lo que está diciendo el ponente y en el mensaje que se está dando.

Las plataformas de eventos online suelen brindar espacios de chats o preguntas donde los asistentes pueden interactuar durante la celebración y, estos espacios serán tus aliados para las interacciones.

  • Establece un esquema. En este vas a definir cuánto tiempo va a tardar cada tema y cuántas interacciones te gustaría generar durante ese espacio. Ten cuidado de no dejar que sea la audiencia quien controle el tiempo del evento.
  • Organiza una lista de preguntas para los asistentes. Haz preferiblemente preguntas cerradas que no tomen demasiado tiempo y sean fáciles de contestar para ellos.
  • Asegúrate de hacerles saber que sus participaciones son valiosas. Ten en cuenta sus opiniones durante la celebración, utiliza frases como “así como nos dijo Roberto” o “De acuerdo a la opinión de Lucas”, de esta manera generarás una conexión con ellos y los motivarás a seguir participando.

Y con estas interacciones podrás empezar a segmentar a tus asistentes para luego llevarlos a tu funnel de ventas y que sean leads cualficados.

Consejos para conseguir leads a través de tu evento online

Los eventos online pueden ser una gran estrategia para conseguir leads y convertirlos luego en tus clientes, es por esto que queremos compartir contigo unos breves consejos para lograrlo.

  1. Comparte durante el evento enlaces directos a tu sitio web o a tu landing page para captar leads
  2. Ofrece un descuento a los asistentes para próximos eventos online.
  3. Utiliza una página de agradecimiento luego del evento
  4. Hazles llegar vía correo electrónico la grabación del evento con algún otro recurso gratuito de tu marca.
  5. Crea un formulario de captación de información para el cierre del evento

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