Auditoría SMETA la evaluación de prácticas éticas en cadenas de suministro, iniciativa de SEDEX

por: Leticia Salas

SEDEX es una empresa especializada en datos que entre sus soluciones, las empresas pueden apoyarse en la Auditoría SMETA para la debida diligencia de la cadena de suministro y la mejora continua a escala, logrando traducir los principios internacionales en actividades prácticas.

SMETA = Sedex Members Ethical Trade Audit. Auditoría social que se basa en el Código Base de la Ethical Trate Initiative (ETI) cubriendo riesgos éticos en operaciones y proveedores.

La auditoría SMETA aporta beneficios a las empresas como:

• Reducir auditorías duplicadas al compartir resultados en la plataforma Sedex
• Generar planes de acción correctiva para mejoras continuas
• Cumplir con legislaciones locales e internacionales, promoviendo las compras responsables

Además:

• Mayor visibilidad (se obtiene una mayor comprensión del desempeño social y ambiental del negocio y de sus proveedores)
• Priorizar los riesgos altos (se evalúa y monitorea el desempeño de los proveedores de mayor riesgo a lo largo del tiempo)
• Auditoría eficiente de proveedores (los datos se pueden compartir con varios compradores, lo que reduce el número de auditorías que deberá recopilar)
• Mejorar rendimiento de proveedores (la auditoría SMETA proporciona un Plan de Acción Correctivo para ayudar a mejorar el desempeño del proveedor y resolver problemas encontrados en la auditoría SMETA)

Cómo la empresa puede usar correctamente la auditoría SMETA

Para el proceso de implementación se recomienda preparar las políticas alineadas con ETI, documentar procesos y contratar auditores certificados. Incluir revisiones in situ, entrevistas y análisis de impacto ambiental para un informe objetivo.

Ya sea a través de nuestra consultoría o con su equipo interno, alinearemos todos los objetivos de cada unidad de negocio y área al Plan de Acción Correctivo para ayudar a mejorar el desempeño en estas áreas.

La auditoría SMETA solo está disponible para los miembros Sedex o para los auditores aprobados por Sedex para realizar la audiría SMETA.

Avanzando en la auditoría SMETA

Guía de interpretación de los requisitos del lugar de trabajo de SMETA

Habilitación de una evaluación precisa

0.A Permitir al auditor realizar y completar la auditoría sin obstáculos para todos los documentos solicitados, los entrevistados y las propias instalaciones (incluyendo dependencias y alojamiento). Proporcionar al auditor registros auténticos y genuinos.

Títulos de problemas disponibles bajo este requisito laboral:

• La auditoría no se completó en su totalidad debido a una práctica intencionalmente obstructiva (p. ej., se le negó al auditor el acceso a documentos o áreas relevantes de la planta, permiso para entrevistar a los trabajadores, interferencia de un consultor/parte interesada externa, etc.).
• La ​​auditoría no se completó parcialmente debido a una práctica intencionalmente obstructiva (p. ej., se le negó al auditor el acceso a documentos o áreas relevantes de la planta, permiso para entrevistar a los trabajadores, interferencia de un consultor/parte interesada externa, etc.).
• La ​​auditoría se completó en su totalidad, pero la gerencia o una parte interesada externa intentó deliberadamente obstaculizar el proceso.
• La gerencia rechazó la participación del sindicato/representante de los trabajadores en la auditoría.
• Evidencia de que los trabajadores fueron instruidos para engañar al auditor o se les negó la posibilidad de hablar libremente.
• Registros falsificados, duplicados o intencionalmente incompletos, incluyendo inconsistencias verificadas.
• Registros inexactos o incompletos que afectaron significativamente el progreso de la auditoría.
• Evidencia de que algunos trabajadores fueron ocultados deliberadamente para evadir la evaluación.
• El rol de la gerencia en la auditoría fue realizado por un consultor externo (p. ej., Reunión de apertura/cierre, visita a las instalaciones, entrevista con la gerencia)

Guía de interpretación

El auditor debe tener acceso a todas las áreas de las instalaciones y deberá marcar el ritmo de la visita. El alcance de las instalaciones debe ser adecuado, según se define en los manuales la auditoría SMETA (y a continuación). Si durante la auditoría SMETA se determina que el alcance de la auditoría, tal como se definió antes, no es adecuado, se deberá informar a la gerencia y se deberá presentar una constatación contra 0C si el alcance no se puede ajustar. Si la gerencia insiste en restringir las actividades del auditor a un alcance inadecuado, se considerará una «denegación de acceso» total o parcial y se presentará una constatación como se indica a continuación:

Denegación de acceso total
Si al auditor no se le permite acceder a las instalaciones o se le impide realizar alguna de las actividades esenciales necesarias para completar la auditoría (entrevistas, acceso a las instalaciones o acceso a documentos), se considerará una «denegación de acceso total» y se deberá presentar el asunto «La auditoría no se completó en su totalidad debido a una práctica obstructiva intencional (por ejemplo, se le negó al auditor el acceso a documentos o áreas relevantes de las instalaciones, permiso para entrevistar a los trabajadores, etc.)». Dado que la auditoría no pudo continuar, solo se debe plantear este problema y cargar la auditoría, marcando como «N/A» los puntos de datos obligatorios.

Acceso parcial denegado
Si el auditor puede realizar la auditoría, pero la dirección del centro le impide completar partes del proceso, por ejemplo, si se le niega el acceso a una parte del centro, a algunos documentos o a algunos trabajadores para entrevistas, o si no hay una persona responsable disponible para facilitar la auditoría, se debe plantear el siguiente problema: «La auditoría no se completó parcialmente debido a una práctica obstruccionista intencional (por ejemplo, se le negó al auditor el acceso a documentos o áreas relevantes del centro, permiso para entrevistar a los trabajadores, etc.)». La auditoría también se completará y cargará como de costumbre. También se deben plantear hallazgos adicionales en las áreas del código pertinentes si la falta de documentación impide verificar los requisitos en dichas áreas.

El auditor debe poder tomar muestras libremente dentro del plazo establecido. Si se informa al auditor que solo están disponibles ciertas semanas o los expedientes de ciertos trabajadores, se considerará una denegación de acceso total o parcial, independientemente de si hay suficientes muestras disponibles para completar los requisitos de muestreo de la auditoría.

El auditor no está obligado a presentar una denegación de acceso si se cumplen todas las condiciones siguientes:

• La planta produce productos en un área específica que son de naturaleza muy confidencial o que, por otro lado, son muy sensibles al acceso del auditor, por ejemplo, donde los requisitos de higiene obstaculizarían significativamente el progreso de la auditoría, y esto se ha acordado previamente con Sedex. Esto se realizará caso por caso.
• La naturaleza de la confidencialidad está completamente documentada (cláusulas de NDA o de propiedad intelectual en el contrato) y se demuestra al AAC antes de la auditoría.
• El solicitante de la auditoría, la planta y el AAC acordaron la reducción del alcance antes de la auditoría. El auditor deberá indicarlo en la declaración SMETA del informe de auditoría.

Interferencia de partes interesadas externas:
Cuando el sitio ha empleado o permitido la presencia de partes interesadas externas, como consultores o representantes de clientes, durante la auditoría y estas han interferido en el proceso de auditoría, resultando en una auditoría total o parcialmente incompleta, o cuando se ha intentado esto, el auditor debe asignar el título correcto del problema. Cuando las partes interesadas externas

Si las partes interesadas han asumido el rol de la gerencia de la planta; por ejemplo, si han sido sus representantes en las reuniones de apertura y cierre o en las entrevistas con la gerencia, se deberá plantear la constatación «Rol de la gerencia en la auditoría realizado por un consultor externo (p. ej., reunión de apertura y cierre, visita a la planta, entrevista con la gerencia)».

Registros inexactos/incompletos:
Si la planta ha proporcionado intencionalmente registros falsos, independientemente de su magnitud, se deberá plantear la constatación «Registros falsificados, duplicados o intencionalmente incompletos, incluyendo inconsistencias verificadas».

Si la planta no puede proporcionar registros adecuados para completar la auditoría de forma significativa, se deberá plantear la constatación «Registros inexactos o incompletos que afectan significativamente el progreso de la auditoría». Esta constatación solo se planteará cuando las deficiencias sean lo suficientemente significativas como para devaluar todo el proceso de auditoría; de lo contrario, solo se deberá plantear una constatación en el área del código pertinente.

0.B No ofrecer sobornos ni amenazar al auditor, ni inducirlo de ninguna manera a ser deshonesto.

Títulos de los problemas disponibles bajo este requisito del lugar de trabajo:

• Evidencia de que se ofreció un soborno u otro incentivo al auditor para que actuara de forma deshonesta

Guía de interpretación

Si la planta intenta sobornar, amenazar o inducir al auditor a actuar de forma deshonesta, se debe presentar una constatación aquí e informar del incidente a la empresa de auditoría responsable para que se puedan iniciar los procesos internos.

Si el auditor considera que registrar el incidente en el informe de auditoría pondría en riesgo a los trabajadores o a sí mismo, se debe seguir el Proceso de Asuntos Sensibles de SMETA (presentar un informe complementario y no registrar el problema en el informe de auditoría). La planta auditada no podrá ver este informe complementario.

0.C Proporcionar una descripción precisa de la planta y el perfil de Sedex de la planta declarados antes o durante la auditoría.

Títulos de problemas disponibles bajo este requisito del lugar de trabajo:

• El número de trabajadores difiere significativamente del declarado en el perfil del sitio, o el número de trabajadores en el momento de la auditoría es significativamente inferior al número máximo indicado.
• La descripción del sitio proporcionada al auditor no coincide con el Perfil del Sitio de Sedex o este no se corresponde con la situación real en el sitio.
• El local comercial es informal y no está registrado (las fuerzas del orden u otras agencias tendrían dificultades para localizar el negocio).
• El sitio opera sin todas las licencias y permisos requeridos y vigentes (por ejemplo, la licencia comercial/de fábrica ha vencido).

Guía de interpretación

Si durante la auditoría se identifica que el alcance del sitio difiere significativamente de lo confirmado durante la fase de reserva, el auditor intentará modificar el programa de auditoría para garantizar que se cubra el alcance correcto. Si la gerencia se niega a hacerlo, o si esto no es posible (por ejemplo, si esto requiere un tiempo adicional que el equipo de auditoría no puede gestionar), el auditor emitirá una constatación de «acceso total denegado» según el punto 0A, además del punto 0C, y emitirá el informe de auditoría sin completar la auditoría.

Las auditorías SMETA deben realizarse durante períodos de alta ocupación, con al menos el 60% de la fuerza laboral, y cuando el centro de trabajo esté en pleno funcionamiento (como en el pico de producción o la cosecha). Si la auditoría se completa con menos del 80% de la fuerza laboral máxima, pero más del 60%, esto se explicará claramente, con una justificación, en el informe de auditoría. Las auditorías no se realizarán durante temporada baja ni con menos del 60% de la fuerza laboral máxima. Si durante la auditoría se detecta que el número de trabajadores es inferior al 60% de la fuerza laboral máxima, el auditor presentará una no conformidad.

Determinación del Alcance del Sitio
El alcance de una auditoría SMETA abarca una licencia comercial o la totalidad de las instalaciones del sitio y debe ser coherente con la forma en que el sitio se registra en el Perfil del Sitio de Sedex (Información del Sitio). El auditor se asegurará de que, en la medida de lo posible, el alcance del sitio auditado no genere problemas de transparencia que puedan dar lugar a una interpretación errónea del alcance de la auditoría.

Para ello, el auditor deberá:
Tomar medidas antes de la auditoría para garantizar que se cumplan las condiciones establecidas en este documento de orientación y cuestionar al solicitante de la auditoría sobre el alcance de la misma si no cumple con las directrices aquí establecidas. Esto se realizará independientemente de si el solicitante de la auditoría es el centro auditado o un cliente del mismo.

El alcance de la auditoría SMETA incluirá:

• Cualquier empresa con la misma propiedad, licencia comercial y/o sistema de gestión que se encuentre adyacente o dentro del mismo perímetro de la instalación auditada y que le suministre materiales, gestione los residuos que produce o subcontrate cualquier parte del proceso de fabricación o envasado.
• Cualquier empresa adyacente o dentro del mismo perímetro de la instalación auditada que comparta trabajadores o emplee a trabajadores en la misma nómina.
• Cualquier alojamiento organizado para los trabajadores por el centro auditado, ya sea directamente o a través de terceros, independientemente de si se encuentra bajo la misma propiedad o actividad comercial.
• Las instalaciones, incluidas las licencias, pueden estar dentro del alcance de la auditoría SMETA. Si dichas instalaciones se encuentran dentro del perímetro del emplazamiento o adyacentes a él, se incluirán en la auditoría SMETA. De lo contrario, se indicará en la fase de reserva y se incluirán los datos correspondientes en el informe. Dichas instalaciones externas pueden incluirse en el alcance a petición del cliente y contabilizarse con el tiempo adicional correspondiente del auditor. El alcance de una auditoría puede limitarse en las siguientes circunstancias:
• En el caso de un grupo muy grande de edificios (por ejemplo, más de 1000 trabajadores) bajo la misma licencia comercial, donde varias instalaciones operan como instalaciones de fabricación distintas y (en términos de transparencia de la cadena de suministro) distinguibles. Se deberán cumplir todas las demás condiciones establecidas en esta subsección «Alcance del emplazamiento», lo cual se aclarará en la descripción del emplazamiento del informe de auditoría. Asimismo, en estos casos, se comunicará a cualquier cliente conocido y a Sedex en la fase de reserva para confirmar su aceptabilidad.

El alcance de una auditoría SMETA no puede limitarse si se cumple alguna de las siguientes condiciones:

• Si se omite una parte del proceso de fabricación que se lleva a cabo en la instalación, independientemente del destino del producto por parte del cliente en diferentes líneas o ubicaciones.
• Si se omite parte del edificio donde se realiza la auditoría (excepto oficinas utilizadas exclusivamente por personal administrativo, gerentes u otros profesionales).
  

El alcance de la auditoría no puede ampliarse para incluir:

• Instalaciones con diferentes perfiles de sitio Sedex (números ZS)
• Instalaciones con diferente propiedad, licencia comercial o sistema de gestión.
• Instalaciones que, debido a su distancia entre sí, requieren una hora o más de desplazamiento del auditor por día de auditoría, a menos que se acuerde con antelación tiempo adicional para la auditoría. Este tiempo adicional será establecido como mínimo por el AAC de la siguiente manera:
  • 1-2 horas: medio día adicional.
  • 3-4 horas: día adicional.

Cada 2 horas adicionales de desplazamiento a partir de entonces representarán medio día adicional. Si no se puede organizar el tiempo adicional, se programarán auditorías separadas para cada sitio. Si las distintas ubicaciones se auditan como un solo sitio (de acuerdo con las directrices aquí establecidas), el tiempo adicional se gestionará como parte de la reserva de la auditoría. El auditor deberá comentar sobre cualquier área no incluida debido a los factores mencionados en la Descripción del Sitio.

Licencia comercial
Los problemas relacionados con la falta o el vencimiento de la licencia comercial o de fábrica también pueden registrarse bajo este Requisito del Lugar de Trabajo.

0.D Mantener una declaración escrita de política de derechos humanos aprobada por la máxima jerarquía, comunicada a todo el personal y a las partes externas pertinentes, y capacitada al personal pertinente.

Títulos de los problemas disponibles bajo este Requisito del Lugar de Trabajo:

• No existe una declaración escrita de política de derechos humanos o esta es inadecuada.
• Existe una política escrita de derechos humanos, pero no cumple con todos los requisitos de aprobación por la máxima jerarquía, comunicación a todo el personal y a las partes externas pertinentes, y capacitación al personal pertinente.
• La asistencia a la capacitación sobre política de derechos humanos no está documentada y no se puede verificar por completo.

Guía de interpretación

La declaración debe incluir un compromiso con los derechos humanos sin excepción y ser aprobada por la alta dirección de la empresa. Puede ser un compromiso con el Código Base de la ETI u otra norma del sector basada en los derechos humanos, o un compromiso empresarial individual con los derechos humanos.

Debe comunicarse a todos los trabajadores, ya sea mediante formación, inducción, entrega individual o comunicación en tablones de anuncios públicos, y a las partes interesadas externas pertinentes, como los socios comerciales. Debe impartirse formación al personal «relevante», es decir, a aquellos cuyo puesto es esencial para la implementación de los compromisos establecidos en la norma, y ​​deben documentarse los registros de asistencia a la formación.

Si no existe dicho compromiso, se debe indicar la constatación «No existe una declaración escrita de política de derechos humanos o es inadecuada». Si existe un compromiso político, pero este no cumple los requisitos, se debe indicar la constatación «Existe una política escrita de derechos humanos, pero no cumple todos los requisitos…». Si no existen registros de asistencia a la capacitación, se debe plantear el hallazgo “La asistencia a la capacitación sobre política de derechos humanos no está documentada y no se puede verificar por completo”.