Estrategia de comunicación interna: cómo lanzar un plan eficaz en 8 sencillos pasos

No todo es cacarear e invertir en comunicación externa. La esr necesita una Estrategia de comunicación interna, también.

Con las herramientas digitales de hoy ¿Cómo debe diseñarse una estrategia de comunicación interna? Las comunicaciones internas se consideraron durante mucho tiempo como un flujo de información unidireccional y descendente desde los líderes a los empleados.Sin embargo, ese flujo unidireccional de comunicación de arriba hacia abajo ya no cumple los requisitos. 

Con el internet, los dispotivos móviles, el Home Office y la importancia de la publicidad digital, así como los nuevos hábitos y necesidades, han sido factores en un nuevo tipo de comunicación que va en múltiples direcciones y contiene múltiples canales a través de los cuales puede fluir.Las organizaciones necesitan cambiar la forma en que informan a sus empleados y colaboradores todo lo que gira alrededor de la marca, sobre todo en materia de responsabilidad social y sustentabilidad.

Una estrategia de comunicación interna, estructurada y bien ejecutada devolverá orgullo y empatía hacia la marca

Productividad, compromiso  rentabilidad: todo esto depende de un flujo de información organizado y bien planificado dentro de la empresa, para mantener sus diversas partes y departamentos calibrados y funcionando en armonía. 

La estrategia de comunicación interna es el mapa estructural y de procedimientos que determina cómo se llevará a cabo este intercambio de información, quiénes participarán y de qué manera se controlará y adaptará para adaptarse a las necesidades cambiantes de su empresa.

Muchas empresas nos han seleccionado como proveedor para su Estrategia de Comunicación Interna. Básicamente son 3 los objetivos que se buscan:

• INFORMAR. Porque es importante mantener al capital humano informado sobre las novedades de las empresas, proyectos a gran escala, noticias de última hora, grandes eventos, protocolos, nuevas regulaciones o resultados comerciales.
  • Con las nuevas herramientas digitales y el internet, las empresas empiezan a informar sobre otros temas operativos que pueden ayudar a tomar decisiones internas (mejores prácticas, noticias locales, asuntos específicos, tendencias, regulaciones, etc…)
  • Con las nuevas herramientas digitales y el internet, las empresas empiezan a informar sobre otros temas operativos que pueden ayudar a tomar decisiones internas (mejores prácticas, noticias locales, asuntos específicos, tendencias, regulaciones, etc…)
• COMPROMETERSE. Los empleados no quieren simplemente estar informados, también quieren expresar su opinión, dar feedback, compartir su punto de vista. Es entonces cuando se produce una comunicación efectiva: cuando va en ambos sentidos. Produce una mayor implicación de todo el personal y aumenta la moral, el espíritu de equipo y la motivación.
  • El compromiso ahora es de arriba hacia abajo, también. Una estrategia de comunicación eficaz también brinda espacio para que las empresas celebren el éxito y brinden reconocimiento a los empleados, lo que a su vez sólo impulsará aún más el compromiso.
  • El compromiso ahora es de arriba hacia abajo, también. Una estrategia de comunicación eficaz también brinda espacio para que las empresas celebren el éxito y brinden reconocimiento a los empleados, lo que a su vez sólo impulsará aún más el compromiso.
• MEJORAR. Si la empresa está fuertemente comprometida con la sociedad y el medio ambiente para su mejora, entonces sus colaboradores y empleados también deben mejorar a través de su responsabilidad social individual. Con contenido de valor y enfocado en los ODS que la empresa marcó en su ruta 2030, todos pueden mejorar a través del propósito.

Comunicar de forma interna es abrir un canal hacia un ambiente laboral educado, informado, valorado y en mejora continua.

8 pasos para crear una estrategia de comunicación interna sólida, que cualquier empresa puede implementar y mantener

1. SITUACIÓN ACTUAL. Todos necesitamos un punto de partida, así que el primer paso sería averiguar dónde se encuentra como empresa. Es importante reunir datos medibles y evalúe su estrategia de comunicación interna actual, identificando fortalezas y debilidades, así como oportunidades.
   • Encuestas de Clima Laboral (pueden ser anónimas)
   • Encuestas de Clima Laboral (pueden ser anónimas)
2. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS. Antes de lanzarse del todo, debe definir lo que desea lograr. Ejemplos de esto pueden ser obtener un mayor compromiso de los empleados , establecer una nueva cultura empresarial, romper los silos entre departamentos o involucrar a los trabajadores de primera línea/remotos.
   • Objetivos realistas y concretos (abordando un problema específico)
   • Objetivos realistas y concretos (abordando un problema específico)
3. SEGMENTACIÓN DE AUDIENCIA. Para lograrlo, primero tienes que conocer e identificar tu audiencia interna (empleados, colaboradores, inversionistas, proveedores, asesores, consultores…) Esto no es para diseñar diferentes contenidos o materiales para cada uno, sino para definir la identidad, la imagen visual y los temas que pueden abarcar a todos en una misma estrategia de comunicación interna.
4. SELECCÍÓN DE MENSAJES. ¿Qué mensajes tendrán prioridad en el año? ¿Qué temas son prioridad para la empresa hacia la sustentabilidad?
5. DISEÑANDO LA ESTRATEGIA. Construir una estrategia de comunicación interna significa asociar mensajes por un lado y audiencias por el otro, de manera efectiva. Deberá encontrar la mejor manera de captar la atención de las personas y transmitir los mensajes de la manera más adecuada y relevante para ellos. Es posible que necesites imaginar diferentes formatos, diversificar tus contenidos y adaptar tu tono y estilo. Todo esto sin perder las prioridades que estableciste para el primer paso.
6. SELECCIÓN DE CANALES PARA LA DIFUSIÓN DE MENSAJES. Hay muchísimos canales de comunicación que puede utilizar para difundir información: correos electrónicos, redes sociales internas, intranet, herramientas colaborativas, vídeos, señalización digital, ordenadores de sobremesa, dispositivos móviles… y esos son sólo los canales de comunicación digitales. 
7. ESTABLECER CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO. La estrategia de comunicación interna, necesita de un equipo responsable. Si no cuentas con presupuesto para abrir un área dedicada a esto, puedes contar con los servicios profesionales de un proveedor de comunicación interna que funja como estratega y entregue los materiales visuales.
8. LA ESTRATEGIA REQUIERE DE MEJORES PRÁCTICAS. Un proveedor con experiencia, puede ser la mejor opción pues tiene la oportunidad de conocer las necesidades y prácticas de diferentes industrias, en la diversidad de sus clientes. Un proveedor para comunicación interna, deberá asegurarse de mantenerse al día con tu audiencia. En la vida de una empresa los cambios y los nuevos proyectos y eventos son algo habitual. Por lo que debes estar al tanto de lo que ocurre en los diferentes equipos y recopilar información útil, adaptando así tu plan de comunicación para estar actualizado y satisfacer estas nuevas necesidades.
   • Para involucrar a los empleados, también deberá iniciar conversaciones y recopilar comentarios. Mantenerse abierto y tener una mentalidad de escucha no es fácil, especialmente en un lugar de trabajo digital y remoto. Pero es esencial que estas conversaciones se lleven a cabo, animando a las personas a participar e involucrándolas en los objetivos de comunicación, proporcionándoles así canales de comunicación ascendente adecuados.
   • Para involucrar a los empleados, también deberá iniciar conversaciones y recopilar comentarios. Mantenerse abierto y tener una mentalidad de escucha no es fácil, especialmente en un lugar de trabajo digital y remoto. Pero es esencial que estas conversaciones se lleven a cabo, animando a las personas a participar e involucrándolas en los objetivos de comunicación, proporcionándoles así canales de comunicación ascendente adecuados.

Conclusión

Tus empleados son sus clientes; debes atraerlos y captar su interés. Son consumidores de información, expuestos a miles de contenidos de empresas externas que quieren llamar su atención para venderles bienes y servicios.

Por lo tanto, deberás redoblar tus esfuerzos y destacar, para que los empleados dirijan su atención a tus mensajes. Necesitará una herramienta que entregue su contenido exactamente cuándo, a quién y cómo lo desee, de una manera fácil y efectiva.

RECUERDA: La repetición es clave. Y la coherencia también. Repetir varias veces un solo mensaje maximizará las posibilidades de que sea absorbido y retenido.

VARIOS CANALES A LA VEZ. Todos estamos acostumbrados a múltiples canales de comunicación en nuestra vida diaria, ya sea personal o profesional. Difundir un mensaje a través de un solo canal significa reducir drásticamente la posibilidad de llegar al público objetivo. Es importante implementar un plan de comunicación multicanal para asegurarse de llegar a los empleados.

NO COMUNIQUES CON TANTA SERIEDAD. La comunicación interna no debe ser siempre seca y seria. A todos nos gusta recibir contenido interesante y divertido. Además, a todos nos gusta jugar, así que incluya algunos desafíos o actividades de juego, cuando sea posible, de acuerdo con la cultura de la empresa.

PERMITE LOS COMENTARIOS y TOMALOS EN CUENTA. Recopile comentarios e ideas. Verifique si sus suposiciones eran correctas o si necesita ajustarlas. Detecta problemas y preguntas: tu comunicación se enriquecerá.